MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
CONVENIO UNERG – IUTECP
CARRERA: LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN
COMERCIAL
LA ORGANIZACIÓN COMO ELEMENTO DE GERENCIA
.
Integrantes: Facilitador:
Herrera,
David C.I V- 18.915.932 Lic. Yelitze Quintero
Urbina,
Shemdy C.I V- 19.821.742
Rodríguez,
Virginia C.I V- 18.022.386
Pantoja,
Vilma C.I V- 6.051.068
GUATIRE,
ABRIL 2013
Las empresas están constituidas por un conjunto de
elementos que contribuyen al logro de los objetivos y metas organizacionales.
Esos factores o elementos como los recursos materiales, financieros, tecnológicos
y humanos deben estar alineados en beneficio y procura del éxito
organizacional. Cada uno de los aspectos mencionados tienen una significación,
sin embargo, se debe tener presente el control interno que se debe llevar en
cada uno de los aspectos de la empresa, considerando primordial para el
presente estudio que una gerencia funcione de una manera
optima tomando en cuenta los procesos administrativos: planificación, organización, ejecución y
control.
Donde
se muestra a la organización como elemento de la gerencia indicando los tipos
de gerencias y las funciones que cumplen los administradores dentro de ellas,
la cual es un rol importante dentro de las organizaciones; ya que evaluaran el
desempeño gerencial y organizacional de la empresa para alcanzar la meta de una
manera eficaz y eficiente.
LA ORGANIZACÍON
La organización es la
principal actividad que marca una diferencia en el grado que las organizaciones
les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener la organización
al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, del desempeño
gerencial de la organización.
Esta afirmación de que la
gerencia es responsable del éxito o no de una empresa nos indica, por qué es
necesaria la gerencia, sin embargo, no nos indica cuando ella es requerida, y
el requerimiento sucede siempre que haya un grupo de individuos con objetivos
determinados.
Su
importancia es ser el elemento final del aspecto teórico, recoge completa y
lleva hasta sus últimos detalles que conlleva a la previsión y planeación como
se debe ser una empresa.
Cómo
debe ser una empresa. La importancia de la Organización, ha hecho perder de
vista a muchos autores dando lugar a que
contraponga a esta última, la primera representara lo teórico y científico, la
segunda lo práctico y empírico.
La
importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos el
cual se llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos se conocen como
denominación de dinámica, lo que debe
ser y lo que es.
Realizando el estudio de la Organización, se
prolonga su campo hasta los aspectos
que corresponden a la integración como son reclutamiento, selección,
introducción y desarrollo de los trabajadores y jefes.
LA ADMINISTRACIÓN
Las grandes organizaciones difieren en sus objetivos y
propósitos, pero son esencialmente semejantes en el área administrativa. Todas
exigen la reunión de muchas personas que deben actuar en conjunto e integrarse
en un esfuerzo común.
Todas las
organizaciones deben adecuar los objetivos de la organización a la necesidad de
flexibilidad y libertad individual, todas requieren una estructura determinada
por la tarea y por sus demandas, por un lado, y por los principios de
administración generales adecuados a la lógica de la situación por el otro.
El campo en
que más se trabajó durante la primera mitad del siglo XX fue e la
administración, para organizar y dirigir grandes empresas.
Comencemos por
definir brevemente los términos administrador y el sitio donde trabajan los
administradores, la organización, pasemos luego al trabajo del administrador,
en concreto, a preguntarnos que hacen los administradores.
Los
administradores hacen cosas a través de
otras personas. Toman decisiones, asignan recursos y dirigen las actividades de
los demás para conseguir metas. Los
administradores hacen su trabajo en una organización, que es una unidad social
coordinada deliberadamente y compuesta por dos o más personas, que funciona de
manera más o menos continua para alcanzar una meta o unas metas comunes.
De
acuerdo con esta definición, las
empresas de manufactura y las de servicios son organizaciones, como lo son
escuelas, hospitales, iglesias, unidades militares, tiendas departamento de
policía y dependencias de los gobiernos, federal y estatal y local. Las personas que
supervisan las actividades de los demás
y que son responsables de conseguir las metas de esas organizaciones son los
administradores, llamados así especialmente en las organizaciones no
lucrativas, a los que también se les
conoce como gerente o directores.
A nuestro juicio, el
confundir la organización con la integración, presenta el peligro de mezclar la
teoría con la práctica, lo ideal con lo real, con la consecuencia, muy
frecuente, de que se pierda de vista las metas, haciendo bajar el nivel,
haciendo bajar el nivel técnico de la administración el compromiso de presionar
para que la realidad se acomode a lo que debería ser. Lo anterior no significa
que neguemos en forma alguna que la organización requiere constantemente tomar
en cuenta los elementos humanos y
materiales de que se pueda disponer, para adaptarse a ellos, pero creemos que
debe precisarse primero como debería ser nuestra organización, y después
integrar ésta, como resulte más
conveniente, de acuerdo con los elementos que disponemos, pero sin perder de
vista aquello que debería disponer.
Las personas que asumen el
desempeño gerencial de una organización se llaman "gerentes", y son
los responsables de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones
para alcanzar sus metas.
Cabe
destacar que la organización es el arreglo de las funciones que estiman
necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y
responsabilidad asignada las personas que tienen a su cargo la ejecución de las
funciones respectivas.
La
organización es la estructuración de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES
El entorno en el desarrollo de las actividades de
una organización es prácticamente uno de los factores más importantes que
influyen en los resultados que obtiene la misma.
La aceptación de la importancia de inculcar en los
administradores estas capacidades se relaciona estrechamente con la necesidad
que tienen las organizaciones de conseguir y conservar a los empleados de más
alto desempeño, lo que es crucial sobre
todo en los mercados laborales más cerrados.
Para cada organización en particular, su
administración debe determinar los límites de la misma, hasta donde llega,
hasta donde termina la organización y donde comienza su entorno. Esta
delimitación no es sencilla y muchas veces se piensa que fácilmente se puede
hacer, considerando que el entorno está integrado por los actores sobre los
cuales la administración no puede ejercer ningún control
Las compañías
que tienen la reputación de ser
buen lugar para trabajar (como Lincoln
Electric, Southwest Airlines S.A.A Institute, Whole Food Markets y Starbucks) tienen
una gran ventaja. En un estudio de la fuerza laboral estadounidense se reveló que los salarios y
las prestaciones adicionales no son razones por las
que las personas están a gusto con su trabajo o se quedan con su patrón. Mucho
más importante es la calidad de los puestos de trabajo y el apoyo del ambiente
laboral. Por lo tanto es de creer que contar con administradores que poseen
buenas capacidades de trato personal hará que el
sitio de trabajo sea más placentero, lo que vuelve más fácil contratar y
conservar personal calificado.
Hemos llegado
a entender que las capacidades técnicas son necesarias pero insuficientes para
tener éxito en la administración. En el trabajo actual, cada vez más
competitivo y exigente, los
administradores no pueden salir adelante únicamente con sus capacidades
técnicas. También deben tener buenas habilidades para tratar con los demás,
este libro ha sido escrito para ayudar tanto a los administradores en funciones como potenciales, a adquirir
dichas habilidades.
FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR
En la primera
parte del siglo XX, el industrial
francés Henri Fayol escribió que todos los administradores desempeñan cinco
funciones administrativas, planean,
organizan, mandan, coordinan y controlan, en la actualidad, las
condesamos en cuatro: planear organizar, dirigir y controlar.
Cabe destacar
que la finalidad de las organizaciones es alcanzar metas, alguien tiene que
definirlas y señalar los medios para alcanzarlas. El administrador es esa
persona indicada. La función de planeación
abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento
de la estrategia general para alcanzarlas y la preparación de una jerarquía completa
de planes para integrar y coordinar las actividades.
Los
administradores también son responsables de diseñar la estructura de la
organización, la función que llamamos organizar, y que comprende determinar que
tareas hay que hacer, quien va a hacerlas, como se agrupan, quien reporta a
quien y donde se toman las decisiones.
En toda
organización hay personas; dirigirlas y coordinarlas es trabajo del
administrador en la función de dirigir. Cuando los administradores motivan a
los empleados, rigen las actividades de los demás, eligen los mejores canales
de comunicación o resuelven conflictos entre miembros, se ocupan de dirigir.
La última
función que cumplen los administradores es la de controlar. Para que las cosas
marchen como deben ser, la administración supervisa el desempeño de la
organización. El desempeño real debe compararse con las metas fijadas con
antelación. Si hay desviaciones significativas, es tarea del administrador, el
hacer que la organización regrese al camino correcto. Este acto de supervisar, comparar
y eventualmente, corregir es lo que se entiende por la función de controlar.
Entonces, con un enfoque de funciones, la respuesta a la pregunta sobre qué hacen los administradores, es que
planean, organizan, dirigen y controlan.
DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y GERENCIAL
El desempeño
individual indica la eficacia del
personal que trabaja en las organizaciones. En este campo existe la menor diferencia
entre las organizaciones. Los individuos ejecutan, deciden, o planean por sí misma; las organizaciones sólo actúan en la medida en que sus
administradores actúan. Cada vez es mayor el número de personas que deben ser
eficientes para que la organización funcione y se autorrealicen y satisfagan
sus propias necesidades.
La
organización y el individuo deben ser eficaces en el funcionamiento y el logro
de la satisfacción, respectivamente. La eficacia es necesaria para la organización, para que
esta funcione y el individuo logra su satisfacción. La organización es un
instrumento, en tanto produce resultados necesarios a la sociedad.
Mucho más
importante es la calidad de los puestos de trabajo y el apoyo del ambiente
laboral, por lo tanto es de creer que contar con los administradores que posean
buenas capacidades de trato personal.
La base fundamental de un buen
gerente es la medida de la eficiencia y la eficacia
que éste tenga para lograr las metas de la organización. Es la capacidad que
tiene de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de
la organización (hacer las cosas bien) y la capacidad para determinar los
objetivos apropiados (hacer lo que se debe hacer).
Cabe decir, que ningún grado
de eficiencia puede compensar la falta de eficacia, de manera tal que, un
gerente ineficaz no puede alcanzar las metas de la organización, la eficacia es
la clave del éxito de las organizaciones. Pero el ser gerente no sólo es
dirigir actividades, ser gerente también implica ser un buen líder, es saber el
proceso de cómo penetrar en esas actividades que realizan los miembros del
grupo con el cual se trabaja. El gerente para poder lograr sus objetivos debe
saber cómo usar las diferentes formas del poder para influir en la conducta de
sus seguidores, en distintas formas, sin olvidar que es lo que se quiere lograr
y hacia dónde va.
Entonces gerencial y liderizar
son elementos que se deben combinar para el logro de su fin común, que permiten
el aprendizaje de diferentes técnicas que
permitan a la persona tener su desarrollo personal indispensable para que todos entiendan
formas de cooperación con eficacia y eficiencia para obtener el léxico común.
EFICACIA Y
EFICIENCIA
Cada empresa debe considerarse
desde el punto de vista de la eficacia y la eficiencia simultáneamente. La
eficacia es una medida del logro de
resultados, mientras que la eficiencia es una medida de la utilización de los
recursos en este proceso. En términos económicos, la eficacia de una empresa se
refiere a la capacidad de satisfacer una
necesidad de la sociedad a través de sus productos de bienes o servicios,
mientras que la eficiencia es una relación
entre insumo y productos.
Dado este punto de vista
importante es una relación entre costos y beneficios, es decir una relación
entre recursos utilizados y el producto final obtenido; es la razón entre el esfuerzo y el resultado,
entre el gasto y el ingreso, entre el costo y el beneficio resultante.
Sin embargo, no siempre
eficacia y eficiencia van de la mano, una empresa puede ser eficiente en sus
operaciones y quizá no sea eficaz, o viceversa; puede operar sin eficiencia a
pesar de eso, ser eficaz.
La eficacia debería ir
acompañada de la eficiencia. Una empresa también puede operar sin ser eficiente
ni eficaz. El ideal sería una empresa eficiente y eficaz, lo cual constituiría
la excelencia.
La eficiencia y la efectividad
son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos
logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias se
propende a la optimización; lo que implica eficiencia y en condiciones
extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios, sin llegar
a convertirse en victorias pírricas.
Cabe destacar que es importante entender, que la eficacia no es un
defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los
lineamiento de la planificación, pero es conocido que la planificación debe ser
flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que
producen cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso,
es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la
efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si
ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se
acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en
el proceso de planificación, es decir, la hipótesis que producía la solución
idónea al problema o necesidad existente.
GERENCIA
La gerencia es un cargo que ocupa el director
de una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones,
representar a la sociedad frente a terceros y
coordinar todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección y
control a fin de lograr objetivos
establecidos.
De allí que, en muchos casos la gerencia
cumple diversas funciones porque la persona que desempeña el rol de gerencia
tiene que desenvolverse como administrador, supervisor, delegado.
De allí la dificultad de establecer una definición concreta de ese
término.
TIPOS DE GERENCIA
En la gerencia existen algunos tipos los
cuales son:
·
La Gerencia
Patrimonial
Este tipo de
gerencia es aquella que en la propiedad, los puestos principales de formulación de principios de acción y una
proporción significativa de otros cargos superiores de la jerarquía son
retenidos por miembros de una familia extensa.
·
La Gerencia
Política
La gerencia política es menos común y al igual que la dirección patrimonial,
sus posibilidades de supervivencia son débiles en las sociedades industrializarte modernas, ella existe cuando la
propiedad, en altos cargos decisivos y los puestos administrativos claves están
asignados sobre la base, de la
afiliación y de las lealtades políticas.
·
La Gerencia por Objetivos
La gerencia por
objetivos se define como el punto final (o meta) hacia el cual la gerencia
dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es
en efecto, la determinación de un propósito, y cuando se aplica a una
organización empresarial, se convierte en el establecimiento de la razón de su
existencia.
LAS FUNCIONES DE LA
GERENCIA
Cuando estudiamos
la Gerencia como una disciplina académica, es necesaria considerarla como un proceso.
Cuando la gerencia es vista como un proceso, puede ser analizada y descrita en
términos de varias funciones fundamentales.
Sin embargo, es
necesaria cierta precaución. Al discutir el proceso gerencial es conveniente, y
aun necesario, describir y estudiar cada función del proceso
separadamente. Como resultado, podría parecer que el proceso gerencial es una
serie de funciones separadas, cada una de ellas encajadas ajustadamente en un
compartimento aparte. Esto no es así aunque el proceso, para que pueda ser bien
entendido, deberá ser subdividido, y cada parte componente discutida
separadamente.
En la práctica, un
gerente puede ( y de hecho lo hace con frecuencia) ejecutar simultáneamente, o
al menos en forma continuada, todas o algunas de las siguientes cuatro
funciones: Planeamiento, organización, dirección y control.
·
Planeamiento: Cuando la
gerencia es vista como un proceso, planeamiento es la primera función que se
ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios
necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los planes
de una organización determinan su curso y proveen una base para estimar el
grado de éxito probable en el cumplimiento de sus objetivos.
Los planes se
preparan para actividades que requieren poco tiempo, años
a veces, para completarse, así como también son necesarios para proyectos a corto plazo. Ejemplo de planes de largo alcance podemos
encontrarlos en programas de desarrollo de productos y en las proyecciones financieras de una compañía. En la
otra punta de la escala del tiempo, un
supervisor de producción planea el rendimiento
de su unidad de trabajo para un día o una semana de labor.
Estos ejemplos
representan extremos en la extensión de tiempo cubierta por el proceso de
planeamiento, y cada uno de ellos es necesario para lograr los objetivos
prefijados por la compañía.
·
Organización: Para poder llevar
a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es
necesario crear una organización. Es función de la gerencia determinar el tipo
de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes que
se hayan elaborado. La clase de organización que se haya establecido, determina, en
buena medida, el que los planes sean apropiada e integralmente apropiados. A su
vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que permiten su
realización, ejercen una influencia directa sobre las características y la estructura de la organización. Una empresa cuyos objetivos es proveer
techo y alimento al público viajero, necesita una organización completamente
diferente de la de una firma cuyo objetivo es transportar gas natural por medio de un gasoducto.
·
Dirección: Esta tercera
función gerencial envuelve los conceptos de motivación,
liderato, guía, estímulo y actuación. A pesar de que cada uno de estos términos
tiene una connotación diferente, todos ellos indican claramente que esta
función gerencial tiene que ver con los factores humanos de una organización.
Es como resultado
de los esfuerzos de cada miembro de una organización que ésta logra cumplir sus
propósitos de ahí que dirigir la organización de manera que se alcancen sus
objetivos en la forma más óptima posible, es una función fundamental del
proceso gerencial.
·
Control: La última fase
del proceso gerencial es la función de control. Su propósito, inmediato es
medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los
patrones de actuación y como resultado de esta comparación, determinar si es
necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la ejecución en línea
con las normas establecidas. La función de control es ejercida
continuadamente, y aunque relacionada con las funciones de organización y
dirección, está más íntimamente asociada con la función de planeamiento.
La acción correctiva del
control da lugar, casi invariablemente, a un replanteamiento de los planes; es
por ello que muchos estudiosos del proceso gerencial consideran ambas funciones
como parte de un ciclo continuo de planeamiento-control-planeamiento.
OBJETIVOS DE LA GERENCIA
Nombrando algunos de los objetivos de la gerencia tenemos
los siguientes:
·
Posición en el mercado
·
Innovación
·
Productividad
·
Recursos físicos y
financieros
·
Rentabilidad ( rendimientos
de beneficios)
·
Actuación y desarrollo
gerencial
·
Actuación y actitud del
trabajador
·
Responsabilidad social
CONCLUSIÓN
De acuerdo con todos los aspectos
aquí estudiado, un hecho importante que subraya es que las gerencias deben ser
evaluadas constantemente por un administrador, quien aplicara los procesos correspondientes,
con los cuales se verificara el desempeño organizacional y gerencial, además de
valorar el entorno organizacional; de esta manera se podrá lograr un alcance de
metas altamente efectivo y eficaz.
Se
establece que el personal humano debe estar altamente calificado y lo
suficientemente motivado para cumplir con los procesos, la cual llevara esa
inversión de tiempo y esfuerzo a un producto o servicio de calidad.
BIBLIOGRAFIA
Robbins,
S. (1996) Procesos Administrativos. Mexico
Chiavenato, I. (2000). La
Organización, Quinta edición. Mexico
Sitio
web:
http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml